직원 퇴사 처리는 마지막 근무일이 지나면 사업주가 기한 안에 해야 하는 일이 정해져 있습니다. 임금과 퇴직금은 14일 이내에 지급하고, 고용보험·국민연금은 다음 달 15일까지, 건강보험은 14일 이내에 자격 상실을 신고합니다. 퇴사한 직원이 요청하면 이직확인서와 사용증명서도 내줘야 합니다. 사업주 입장에서 순서대로 정리했습니다.
직원 퇴사 처리, 핵심만
- 임금·보상금 등 금품 청산: 퇴직일부터 14일 이내, 합의 시 연장 가능(근로기준법 제36조)
- 퇴직금: 계속근로 1년 이상·4주 평균 주 15시간 이상이면 14일 이내, 원칙적으로 IRP 계좌로 이전(퇴직급여법 제4조·제9조)
- 고용보험·산재보험 상실 신고: 다음 달 15일까지(고용보험법 시행령 제7조)
- 국민연금 상실 신고: 다음 달 15일까지 / 건강보험 상실 신고: 14일 이내
- 서류: 이직확인서·사용증명서 요청 시 발급, 근로계약서 등 3년 보존
직원 퇴사 처리 기한 한눈에
| 할 일 | 기한 | 근거 |
|---|---|---|
| 임금·보상금 등 모든 금품 지급 | 지급 사유가 생긴 때(퇴직)부터 14일 이내, 특별한 사정이 있으면 당사자 합의로 연장 | 근로기준법 제36조 |
| 퇴직금 지급 | 퇴직일부터 14일 이내, 합의로 연장 가능 | 퇴직급여법 제9조제1항 |
| 고용보험 피보험자격 상실 신고 | 상실 사유가 생긴 달의 다음 달 15일까지(근로자가 더 일찍 요구하면 지체 없이) | 고용보험법 제15조, 시행령 제7조제1항 |
| 산재보험 고용관계 종료 신고 | 종료일이 속한 달의 다음 달 15일까지. 고용보험 상실 신고를 했으면 생략 가능 | 보험료징수법 제16조의10제4항·제7항 |
| 국민연금 사업장가입자 자격상실 신고 | 사유가 생긴 달의 다음 달 15일까지 | 국민연금법 제21조제1항, 시행규칙 제6조제1항 |
| 건강보험 직장가입자 자격상실 신고 | 14일 이내 | 국민건강보험법 제9조·제10조제2항, 시행규칙 제4조 |
임금과 퇴직금 정산
직원 퇴사 처리에서 가장 먼저 챙길 것은 돈입니다. 근로자가 퇴직하면 사용자는 지급 사유가 생긴 때부터 14일 이내에 임금, 보상금, 그 밖의 모든 금품을 지급해야 합니다. 특별한 사정이 있으면 근로자와 합의해 지급일을 늦출 수 있습니다(근로기준법 제36조). 합의는 나중에 다툼이 없도록 서면으로 남겨 두세요.
직원 퇴사 시 퇴직금 대상과 계산
- 대상: 계속근로기간 1년 이상이고, 4주 평균 1주 소정근로시간이 15시간 이상인 근로자(퇴직급여법 제4조제1항 단서).
- 금액: 계속근로기간 1년에 대해 30일분 이상의 평균임금(제8조제1항). 평균임금은 퇴직 전 3개월 동안 지급된 임금 총액을 그 기간의 총일수로 나눈 금액입니다(근로기준법 제2조제1항제6호).
- 지급 방법: 근로자가 지정한 개인형퇴직연금(IRP) 계정 등으로 이전하는 방식이 원칙입니다. 55세 이후 퇴직 등 대통령령으로 정한 사유가 있으면 예외입니다. 근로자가 계정을 지정하지 않으면 근로자 명의 IRP 계정으로 이전합니다(퇴직급여법 제9조제2항·제3항).
- 5인 미만 사업장: 퇴직금 규정은 5인 미만 사업장에도 적용됩니다. 자세한 적용 범위는 5인 미만 사업장 근로기준법 적용 범위에서 볼 수 있습니다.
4대보험 상실 신고
직원 퇴사 처리 중 4대보험 신고는 보험마다 기한과 서식이 다릅니다.
- 고용보험: 사업주는 근로자의 피보험자격 상실을 사유가 생긴 날이 속하는 달의 다음 달 15일까지 신고합니다. 근로자가 그보다 먼저 신고해 달라고 요구하면 지체 없이 해야 합니다(고용보험법 제15조제1항, 시행령 제7조제1항). 사업주가 신고하지 않으면 근로자가 직접 신고할 수도 있습니다(제15조제3항).
- 산재보험: 고용관계를 끝낸 달의 다음 달 15일까지 월 보수·보수총액과 종료일 등을 신고합니다. 고용보험법 제15조에 따라 신고했다면 이 신고는 생략할 수 있습니다(보험료징수법 제16조의10제4항·제7항).
- 국민연금: 사업장가입자는 사용관계가 끝난 날의 다음 날 자격을 잃고(국민연금법 제12조제1항제3호), 사용자는 그 사유가 생긴 달의 다음 달 15일까지 사업장가입자 자격상실신고서를 냅니다(시행규칙 제6조제1항제2호).
- 건강보험: 근로자는 사용관계가 끝난 날의 다음 날 직장가입자에서 자격이 변동됩니다(국민건강보험법 제9조제1항제3호). 사용자는 직장가입자 자격상실 신고서를 14일 이내에 공단에 내고(제10조제2항, 시행규칙 제4조제4항제2호), 이 신고서를 내면 퇴사자의 지역가입자 신고도 한 것으로 봅니다(시행규칙 제4조제1항 단서).
신고는 정보통신망이나 전자적 방법으로 할 수 있도록 정해져 있습니다(고용보험법 제15조제5항, 보험료징수법 제16조의10제8항). 실제 신고 화면과 메뉴는 이 글에서 다루지 않습니다.
퇴사 직원에게 내줘야 하는 서류
직원 퇴사 처리 때 퇴사자가 요청하거나 세법상 해야 하는 서류입니다.
| 서류 | 언제 | 근거 |
|---|---|---|
| 이직확인서 | 퇴사자가 실업급여를 받으려고 발급을 요청하면 발급 | 고용보험법 제42조제3항 |
| 사용증명서(경력증명서) | 퇴직 후라도 사용 기간·업무 종류·지위와 임금 등을 청구하면 즉시. 근로자가 요구한 사항만 적음 | 근로기준법 제39조 |
| 근로소득 연말정산 | 퇴직하는 달의 근로소득을 지급할 때 퇴직일까지의 근로소득으로 정산 | 소득세법 제137조제1항 |
| 퇴직소득 원천징수영수증 | 퇴직소득을 지급한 달의 다음 달 말일까지 | 소득세법 제146조제3항 |
실업급여 수급 요건은 근로자 쪽 절차라 실업급여 총정리에서 따로 확인할 수 있습니다.
퇴사 후 보존할 서류
직원 퇴사 처리가 끝나도 서류는 남겨야 합니다. 사용자는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존해야 합니다(근로기준법 제42조). 보존 기간은 서류마다 시작일이 다릅니다(시행령 제22조).
| 서류 | 3년 보존 기산일 |
|---|---|
| 근로자 명부 | 근로자가 해고·퇴직·사망한 날 |
| 근로계약서 | 근로관계가 끝난 날 |
| 임금대장 | 마지막으로 써 넣은 날 |
| 고용·해고·퇴직에 관한 서류 | 해고되거나 퇴직한 날 |
사용기간이 30일 미만인 일용근로자는 근로자 명부를 작성하지 않을 수 있습니다(시행령 제21조).
직원 퇴사 처리 사례
사례: 2년 근무한 직원이 10월 20일까지 일하고 퇴사했습니다. 10월분 임금과 퇴직금은 퇴직일부터 14일 이내에 지급해야 하고, 퇴직금은 직원이 지정한 IRP 계정으로 보냅니다. 고용보험·국민연금 상실 신고는 11월 15일까지, 건강보험 직장가입자 자격상실 신고는 14일 이내에 합니다. 10월분 급여를 줄 때 퇴직일까지의 근로소득으로 연말정산을 하고, 직원이 실업급여용 이직확인서를 요청하면 발급합니다.
퇴사 사유별로 달라지는 것
임금·퇴직금 정산과 4대보험 상실 신고는 퇴사 사유와 관계없이 공통입니다. 다만 4대보험 신고는 해당 보험에 가입된 근로자에 대해 하는 것이고, 퇴직금은 계속근로 1년 이상·4주 평균 주 15시간 이상인 근로자에게만 해당합니다.
| 퇴사 사유 | 공통 처리 외에 확인할 것 | 근거 |
|---|---|---|
| 근로자 자진 퇴사 | 해고 관련 규정은 해당 없음. 공통 처리(금품 청산·상실 신고·서류)만 하면 됨 | 근로기준법 제36조 등 |
| 사업주의 해고 | 30일 전 해고예고 또는 30일분 이상 통상임금(5인 미만 포함), 해고 사유·시기 서면 통지(5인 이상), 부당해고 구제신청 대상(5인 이상) | 근로기준법 제26조·제27조·제28조, 시행령 별표 1 |
해고 규정은 사업장 규모에 따라 적용 여부가 다릅니다. 5인 미만 사업장 근로기준법 적용 범위에서 차이를 볼 수 있습니다.
실제 신고 화면에서 확인할 사항
직원 퇴사 처리 신고 화면은 바뀔 수 있어 아래 사항은 단정하지 않습니다.
- 4대보험 상실 신고를 한 번에 낼 수 있는 화면과 메뉴(경로는 바뀔 수 있어 적지 않음)
- 상실 사유 코드와 입력 항목
- 이직확인서를 전자로 내는 방법
- 퇴직금 IRP 이전을 처리하는 금융기관 절차
직원 퇴사 처리 자주 묻는 질문
퇴직금을 14일 넘어서 줘도 되나요?
특별한 사정이 있으면 근로자와 합의해 지급일을 연장할 수 있습니다(퇴직급여법 제9조제1항 단서). 합의 없이 늦추는 것은 허용되지 않습니다.
1년 미만 근무자도 퇴직금을 줘야 하나요?
계속근로기간이 1년 미만이면 퇴직급여제도 설정 대상에서 빠집니다(퇴직급여법 제4조제1항 단서). 다만 임금 등 다른 금품은 14일 이내에 정산해야 합니다.
4대보험 상실 신고를 늦게 하면 어떻게 되나요?
고용보험은 사업주가 신고하지 않으면 근로자가 직접 신고할 수 있습니다. 신고가 늦어 생기는 불이익은 보험별로 다르므로 각 공단에 확인하세요. 기한은 고용보험·국민연금 다음 달 15일, 건강보험 14일입니다.
퇴사자가 경력증명서를 달라고 하면 꼭 줘야 하나요?
네. 퇴직 후라도 청구하면 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금 등을 사실대로 적은 증명서를 즉시 내줘야 하고, 근로자가 요구한 사항만 적어야 합니다(근로기준법 제39조).
퇴직금을 현금으로 바로 줘도 되나요?
퇴직금은 근로자가 지정한 IRP 계정 등으로 이전하는 것이 원칙입니다. 55세 이후 퇴직 등 대통령령으로 정한 예외 사유가 있을 때만 다른 방식이 가능합니다(퇴직급여법 제9조제2항).
관련 글
출처: 「근로기준법」 제2조·제36조·제39조·제41조·제42조, 같은 법 시행령 제21조·제22조, 「근로자퇴직급여 보장법」 제4조·제8조·제9조, 「고용보험법」 제15조·제42조, 같은 법 시행령 제7조, 「고용보험 및 산업재해보상보험의 보험료징수 등에 관한 법률」 제16조의10, 「국민연금법」 제12조·제21조, 같은 법 시행규칙 제6조, 「국민건강보험법」 제9조·제10조, 같은 법 시행규칙 제4조, 「소득세법」 제137조·제146조(국가법령정보센터 현행 법령, 2026년 10월 12일 확인)
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